E-mail informatie

Vanaf versie 137.317 is het mogelijk om nagenoeg alle rapporten in Promasy direkt per e-mail te versturen.
Voor de correcte werking van dit systeem moet er aan een aantal voorwaarden worden voldaan.

Heeft u ondersteuning nodig bij de installatie van de extra software dan kun u contact opnemen met de helpdesk.
De kosten van, geheel of gedeeltelijke, installatie (of herstel) door de helpdesk bedragen € 15 per computer

Na de opsomming worden de verschillende stappen uitgelegd. Lees iedere stap even helemaal door voordat u ermee begint.

1. Installeren van de PDF printer software.
2. Instellen van de gegevens in Promasy voor het versturen van e-mails.
3. Aanpassen van de begeleidende e-mail tekst.
4. Gebruik van de e-mail functie.

1. Installeren van de PDF printer software.

Bij het uitvoeren van de AutoUpdate zijn er ook zes installatiebestanden gedownload, naar de map 'c:\Pms'.
De relevante bestanden staan hieronder opgesomd in de installatie volgorde:

Voor 64 bits systemen:
- 1. novaPDF8PrinterDriverx64.msi
- 2. novaPDF8COMx64.msi
- 3. novaPDF8COMx86.msi
- 4. novaPDF8SDKx64.msi

Voor 32 bits systemen:
- 1. novaPDF8PrinterDriverx86.msi
- 2. novaPDF8COMx86.msi
- 3. novaPDF8SDKx86.msi

Of uw systeem 32 of 64 bits is kunt u zien in het configuratiescherm, bij het object 'Systeem'.

Om de software te installeren ga naar de map 'c:\Pms' en dubbelklik de benodigde bestanden één voor één. De installatie start dan vanzelf.
Bevestig zonodig de installatie- en waarschuwingsschermen bij elk bestand.

Als u computers met loginaccounts heeft die niet voldoende gebruikersrechten hebben om software-installaties te doen, neem dan contact op met uw interne of externe computerbeheerder.
2. Instellen van de gegevens in Promasy voor het versturen van e-mails.

Op elke computer waarop Promasy draait dienen de SMTP gegevens voor het verzenden van e-mails worden ingesteld.
Als u al eerder de bestaande e-mail functies in Promasy gebruikt heeft, dan staat dit al ingesteld.
Open anders om dit in te stellen, in Promasy de PC Instellingen via Systeem - PC Instellingen.
Ga naar het tab Web en dan zie je de velden zoals in onderstaande afbeelding.



De velden die beginnen met SMTP bevatten gegevens die afhankelijk zijn van uw internet-/e-provider.
In de meeste gevallen hoeft u alleen bij SMTP Hostname de correcte SMTP server in te vullen.
Als u Outlook of Windows mail gebruikt kunt u daar bij de accounts dit gegeven ook terugvinden. Veel SMTP-servers kunt u vinden op www.lined.nl/Service/Lijst-van-SMTP-servers

Bij het veld 'Afzender naam' kunt u in tekstvorm de afzender invullen: b.v. Autodemontage de Sloper vof.
Bij het veld 'Emailadres afzender' kunt u het e-mailadres van de afzender invullen: b.v. Autodemontage@deSloper.nl.
Bij het veld 'Emailadres antwoord' kunt u het retour e-mailadres invullen (meestal het zelfde als afzenderadres): b.v. Autodemontage@deSloper.nl.
3. Aanpassen van de begeleidende e-mail tekst.

Bij de laatste update is een standaard tekst toegevoegd. Hierin dient u uw eigen gegevens in te vullen.
Ga hiervoor naar Systeem - Bedrijfsinstellingen en dan naar de tab Teksten.
Selecteer bij Categorie 'SI', niet te verwarren met 'S1'.
De bovenste regel is 'E-mail PDF verzendtekst' en is gelijk geselecteerd. Recht ziet u de bijbehorende tekst.

Het onderste gedeelte van de tekst bevat in hoofdletters een aantal gegevens die u dient te vervangen. BEDRIJFSNAAM, ADRES, POSTCODE, PLAATS, EMAILADRES, TELEFOONNUMMER, FAXNUMMER en WEBSITE.

LET OP: EMAILADRES en WEBSITE komen twee keer voor.
Zet bij de eerste WEBSITE de URL van uw website inclusief 'http://', bij de tweede WEBSITE kunt u dat weglaten.
Heeft u geen website, verwijder dan de gehele regel. Dat geldt ook voor de andere gegevens.

Als u de gegevens juist heeft gewijzigd, dan klikt u op opslaan. Bij twijfel sluit het scherm af zonder op te slaan en begin opnieuw.
4. Gebruik van de e-mail functie.

Als u alles goed heeft ingesteld is gebruik van de e-mail functie heel eenvoudig.
In het bekende afdrukscherm heeft u naast de vertrouwde knoppen 'Voorbeeld' en 'Print' een 'Email' knop erbij gekregen.
Als u op die knop klikt verschijnt onderstaande schermpje, waar een e-mail adres kan worden ingevuld.
Als er al een relevant e-mail adres is gekoppeld, dan is het invulschermje hiermee vooringevuld, maar kan zonodig gewijzigd worden.
Zodra het invulschermpje wordt bevestigd, wordt de e-mail verzonden.